Envía SMS con Microsoft Dynamics 365

Envía SMS individuales, masivos o automatizados a clientes, cuentas, contactos o clientes potenciales con Microsoft Dynamics 365.

Para integrar el envío de SMS en Microsoft Dynamics 365 utilizaremos la solución DynamicSMS de Dynamics Objects.

¿Cómo instalar?
¿Cómo configurar?
¿Cómo enviar SMS individuales con Microsoft Dynamics 365?
Envío de SMS masivos en Microsoft Dynamics 365
Envío de SMS automáticos con flujos de trabajo (Workflows)

¿Cómo instalar DynamicsSMS?

En primer lugar es necesario descargar la solución DynamicSMS de su página web. Después accede a tu servicio Microsoft Dynamics CRM/365 e importa el paquete que se ha descargado.

Se verifica en la pantalla de información que se ha importado la solución correcta y se activa la opción “Seleccione activar cualquier proceso y habilite los pasos de procesamiento de mensajes del SDK incluidos en la solución”.

Una vez el proceso de importación finalice correctamente, es necesario registrarse. La solución es de pago pero permite un periodo de prueba gratuito de 30 días.

¿Cómo configurar DynamicsSMS?

Dentro de la solución DynamicsSMS, en la parte inferior de la página accedemos a la configuración. Entramos en la pestaña “Configuración” y seleccionamos el proveedor SMS Altiria.

A continuación introducimos los datos de la cuenta de envío. Si todavía no tienes una, puedes crear una cuenta de prueba.

Sólo puedes seleccionar el SenderName (Remitente) si tu cuenta tiene asignado uno.

Pulsa en guardar y tu cuenta quedará configurada para enviar SMS desde Microsoft Dynamics 365. Si has introducido la información correctamente, el campo de “Créditos restantes” mostrará los créditos de tu cuenta.

También será necesario asignar el rol “Dynamic SMS User” a los usuarios a los que permitiremos enviar SMS.

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¿Cómo enviar SMS individuales con Microsoft Dynamics 365?

Para crear un nuevo registro de envío de SMS, en la sección “SMS”, selecciona “SMS” en “Otras actividades”.

Se tienen que rellenar los siguientes campos en el formulario:

Tipo de destinatario: puede ser cualquiera de estos: Contacto, Cuenta, Cliente Potencial.
Al Contacto, Cuenta, Cliente Potencial: Este campo permite buscar el destinatario dependiendo del tipo de destinatario seleccionado en el campo anterior.
Teléfono móvil: Una vez se seleccione el destinatario del campo anterior, un proceso rellenará este campo automáticamente con el teléfono móvil del destinatario seleccionado. El teléfono móvil se puede modificar manualmente. Recuerda añadir el prefijo internacional al teléfono móvil.
Asunto: Campo de texto para especificar el asunto del SMS. El contenido de este campo no lo verá el destinatario.
Mensaje: Texto del SMS a enviar al destinatario. Un campo muestra los caracteres restantes hasta completar el máximo de 160 caracteres de un SMS.

Se pulsa en el botón enviar para completar el proceso.

Envío de SMS masivos en Microsoft Dynamics 365

Para el envío de SMS masivos se entra en la opción de menú “SMS masivos” y se pulsa en el botón “+ Nuevo”.

Es necesario rellenar los siguientes campos en el formulario de envío:

Lista de marketing: Se pueden generar listas de marketing en el momento o elegir una lista que ya exista. Las listas de marketing nos permiten agrupar los destinatarios del sistema para enviar un SMS a todos los destinatarios a la vez.
Asunto: Campo de texto para especificar el asunto del SMS. El contenido de este campo no lo verán los destinatarios.
Mensaje: Texto del SMS a enviar al destinatario. Un campo muestra los caracteres restantes hasta completar el máximo de 160 caracteres de un SMS.

El campo nombre es un campo de solo lectura que se genera automáticamente.

Una vez se cree y guarde el registro, el envío estará en el estado “Abierto”. Si se pincha en el botón “Enviar”, un proceso creará registros de actividad individuales para cada contacto/cuenta/cliente potencial de la lista y enviará a cada uno el SMS que se acaba de crear. Cuando el proceso se complete, el estado del envío masivo será “Enviado”, pero no significa que se hayan enviado los SMS individuales, sino que se han creado.

Una vez se hayan enviado los mensajes, la sección “Análisis” permitirá revisar las estadísticas de envío.

Envío de SMS automáticos con flujos de trabajo (Workflows)

La solución DynamicsSMS permite automatizar el envío de SMS con las actividades y flujos de trabajo de Microsoft Dynamics.

Para crear un proceso, accede a “Power Automate”, y crea un nuevo flujo. El sistema es muy versátil y permite crear flujos de distintos tipos. Los más interesantes son:

Flujo automatizado: cuando ocurre un determinado evento.
Flujo instantáneo: se desencadena de manera manual.
Flujo programado: se puede elegir cuándo y con qué frecuencia se ejecuta.

En todos los flujos que se programen se puede añadir el envío de SMS como parte de la automatización.

Las automatizaciones incluyen eventos para todos los servicios de Microsoft (Teams, Forms, Outlook, Planner…) de manera que se puede asociar el envío de un SMS con la creación de un registro, la asignación de una tarea, un correo importante o un formulario que se ha rellenado. Es recomendable dejar el SMS para las tareas que se consideran urgentes y el correo electrónico para las tareas que pueden esperar más tiempo.

Además de los propios servicios de Microsoft, se pueden automatizar eventos con servicios de terceros, como Google o Wordpress.